Kepatuhan
terhadap standar 5S dianggap sebagai dasar Total Productive Maintenance (TPM)
dan merupakan bagian integral dari Toyota Production System (TPS). 5S juga
menciptakan platform yang stabil dimana aktivitas Kaizen dapat dimulai. 5S adalah alat lean manufacturing yang
berbasis manusia, investasi rendah, dan berdampak tinggi. Hal ini memungkinkan
operator untuk “memiliki” ruang kerja mereka, membantu membangun budaya
kualitas, produktivitas, dan peningkatan.
5S tidak hanya berlaku untuk area pabrik, namun juga dapat diterapkan di area kantor bahkan digunakan untuk mengatur data pada hard drive komputer Anda. Dengan manfaat 5S yang signifikan, Anda hanya perlu proses implementasi yang relatif murah dan sederhana. Istilah 5S muncul dari abreviasi lima kata dalam Bahasa Jepang, yaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke. Sedangkan di Indonesia, metode ini dikenal dengan istilah 5R, di antaranya:
1. SEIRI (RINGKAS)
S yang pertama adalah proses
memilah dan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan, sehingga barang
yang ada di area kerja hanya barang yang dibutuhkan saja.
2. SEITON (RAPI)
Setelah melakukan S yang
pertama, selanjutnya anda akan melakukan S yang kedua. Baik barang, dokumen,
maupun peralatan kerja harus diletakkan sesuai posisi yang telah ditetapkan.
Dengan anda mengatur tempat penyimpanan dan peletakan barang atau dokumen tersebut
sesuai tempatnya, anda akan mudah
menemukan dan mengidentifikasi barang yang diperlukan.
3. SEISO (RESIK)
S yang ketiga, adalah proses
membersihkan barang dan area kerja sehingga kondisi barang terjaga. Area kerja
yang bersih juga berdampak baik untuk kesehatan karyawan. Ini termasuk
pembersihan dan perawatan peralatan dan fasilitas, juga pemeriksaan pada peralatan.
4. SEIKETSU (RAWAT)
Konsep S yang ke empat yaitu
meliputi standarisasi dan dokumentasi proses yang akan memastikan berjalannya
seiri, seiton, dan seiso (3S). Pada langkah ini, harus dipastikan bahwa tiga
langkah sebelumnya sudah berjalan secara konsisten dengan menetapkan standar-standar.
Misalnya dengan membuat prosedur kegiatan yang dilakukan, siapa yang
bertanggung jawab dan seberapa sering kegiatan tersebut dilakukan.
5. SHITSUKE (RAJIN)
Konsep S yang ke lima yaitu
meliputi pemeliharaan kedisiplinan dan konsistensi dalam menjalankan seluruh
tahap 5S. Jika kegiatan 5S sudah terbiasa dilakukan dengan kesadaran penuh
tanpa harus selalu diperintah, maka akan tumbuh sebuah karakter. Karakter inilah
yang akan membentuk budaya dan memberikan dampak yang besar bagi kesuksesan
kerja di perusahaan.
MANFAAT PENERAPAN 5S :
1. Membuat area kerja jadi lebih bersih, rapi, aman, dan menyenangkan.
2. Meningkatkan pemanfaatan lantai kerja sebagai ruang penyimpanan.
3. Meminimalisasi waktu yang terbuang untuk mencari alat kerja, material dan
dokumen.
4. Mengurangi kerusakan mesin karena peralatan selalu bersih dan terawat, sehingga
membuat peralatan jadi lebih awet dan tahan lama.
5. Menumbuhkan tanggung jawab karyawan dan rasa memiliki di area kerja. Mengurangi bahkan menghilangkan potensi bahaya atau apa saja yang menjadi penyebab umum terjadinya kecelakaan kerja.
6. Meningkatkan produktivitas kerja. Dengan penataan material dan peralatan kerja
yang baik, karyawan pun bisa bekerja lebih efektif dan efisien.
TANTANGAN DALAM PENERAPAN 5S
Meskipun
memberikan manfaat yang signifikan, penerapan 5S seringkali dihadapi oleh
sejumlah tantangan. Berikut beberapa tantangan umum dalam menerapkan 5S:
Perubahan
Budaya Organisasi
Salah
satu tantangan terbesar dalam menerapkan 5S adalah mengubah budaya organisasi
yang membutuhkan waktu dan kesabaran. Beberapa individu atau kelompok mungkin
tidak nyaman dengan perubahan yang dilakukan.
Keterlibatan
Pemimpin
Tanpa
keterlibatan aktif dan dukungan penuh dari para pimpinan dan manajemen,
implementasi 5S sulit dilakukan. Tantangan ini timbul jika manajemen tidak
memberikan dukungan yang cukup atau tidak memimpin dengan contoh yang baik.
Kurangnya
Sumber Daya
Implementasi
5S membutuhkan sumber daya seperti waktu, tenaga, dan anggaran. Terkadang,
perusahaan menghadapi kendala dalam alokasi sumber daya yang diperlukan, yang
dapat menjadi hambatan bagi implementasi yang efektif.
Konsistensi
Tantangan
selanjutnya yaitu menjaga konsistensi dalam penerapan 5S, sebab kemungkinan
adanya usaha penerapan 5S yang mulai menurun setelah beberapa waktu karena
kurangnya pemeliharaan dan konsistensi dalam praktik-praktik 5S.
Resistensi
dan Ketidakpahaman
Beberapa karyawan mungkin kurang memahami dan terlibat untuk berpartisipasi dalam penerapan 5S. Resistensi ini dapat menghambat proses implementasi.
PEMANTAUAN DAN UMPAN BALIK
Monitoring
dan evaluasi terhadap penerapan 5S sangat penting untuk memastikan kesuksesan
jangka panjang. Kurangnya sistem pemantauan dan umpan balik menyulitkan untuk
mengetahui sejauh mana efektivitas dari penerapan 5S dan di mana perbaikan
diperlukan.
Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini, dibutuhkan komitmen, kesabaran, pemimpin yang mendukung, serta upaya yang berkelanjutan untuk memperbaiki dan mempertahankan penerapan 5S dalam jangka waktu yang panjang.
KESIMPULAN
5S adalah metode sederhana yang
manfaatnya tidak hanya membuat penataan area kerja menjadi lebih baik, tetapi
juga produktivitas, kualitas, dan keselamatan kerja jadi lebih meningkat.
Lakukan tahap persiapan mencakup penyusunan struktur dan prosedur pelaksanaan
5S sebelum Anda menerapkannya di tempat kerja. Dokumentasikan keadaan tempat
kerja Anda dalam bentuk foto sebelum dan setelah menerapkan 5S, untuk melihat
perubahan dan manfaatnya.
Penerapan konsep 5S cocok diterapkan di berbagai sektor dalam upaya meningkatkan kualitas kerja. Dengan membudayakan nilai-nilai 5S, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, produktif, dan aman bagi semua anggota tim. Penerapan 5S bukan hanya tentang membersihkan atau merapikan tempat kerja, tetapi juga menciptakan budaya kerja yang lebih terstruktur dan efektif.
